租戶裝修情況關系到商場能否按時開業，同時也影響到商場的整體形象，因此商場需要對于租戶裝修進行管控，租戶裝修管理模塊大致可分為三大部分商戶進場及退場裝修流程、商戶進場裝修具體要求、 商鋪裝修各項要求及流程。本文一起來看看萬象城如何進行商場開業前的租戶協調管理。
1. 租戶移交會
市場部與租戶完成租賃合同/租賃確認書的簽署、工程技術條件的確定、并已向租戶發出租戶條件圖后，由市場部擬移交MEMO至TC，并組織TC及租戶方召開租戶移交會，實現TC人員與租戶方的對接，以便跟進租戶的進場裝修工作。
招商移交TC的資料包括：租戶方對接人員及聯系方式、租戶簽約信息、 租戶條件圖及所有工程技術條件、與租戶設計、裝修有關的打印版及電子版文件。
TC提供租戶的資料包括：《租戶設計指引》、《租戶裝修指引》
2. 設計與裝修協調會(可與租戶移交會合并)
“設計與裝修協調會”與“租戶移交會”可合并執行。如租戶尚不具備移交條件，則前期的設計與裝修協調(會)工作由市場部人員負責跟進(組織);如租戶具備移交條件并完成移交，則由TC人員組織召開。
由市場/TC組織設計部、項目部、物業管理部與租戶方(租戶、租戶設計單位、租戶裝修單位等)召開設計與裝修協調會，為租戶提供裝修指引等資料，并進行說明及口頭答疑(如會議上無法解答，各部門需在會后三個工作日內將相應疑問回復匯總至TC組，由TC組書面回復租戶)，包括圖紙設計、裝修進場程序、裝修進場需提供資料、萬象城（專題閱讀）（相關干貨）相關部門職能等事宜的溝通。
此環節中，各部門職責如下：
設計管理部：以設計角度提出設計要求及指引，如租戶已有店鋪裝修方案設計或設計思路，應對店鋪設計及效果圖提出專業意見并提請租戶完善設計方案，提請租戶完善設計方案，并解答租戶的相關疑問。
項目部：向租戶方介紹裝修工程消防報審、報驗要求及所需資料和流程;如租戶已有店鋪裝修方案設計或設計思路，應對設計效果及設計方案給出專業意見，提請租戶完善設計方案，并解答租戶的相關疑問。
物業管理中心：向租戶介紹萬象城（專題閱讀）（相關干貨）裝修管理規定、安全施工注意事項、店鋪裝修施工的配合事宜(安全保障、垃圾清運等)等;如租戶已有店鋪裝修方案設計或設計思路，應以物業管理角度對設計方案給出專業意見，提請租戶完善設計方案，并解答租戶的相關疑問。
TC提供租戶裝修進場資料包括：《萬象城裝修申請表》、《萬象城安全施工協議》、《萬象城商鋪裝修施工授權委托書》、《萬象城消防報審承諾書》、《萬象城租戶裝修用電用水容量申請確認書》等。
3. 場地移交(可與審圖、裝修施工協調會并行)
在租戶進場前，如租戶提出對租區進行面積測繪需求，則市場/TC組織設計部與租戶方進行現場實際面積測繪，并市場部跟進租賃面積調整的補充協議簽署工作。
由TC牽頭，組織市場部、項目部、物業管理中心在合同約定的場地移交時間內與租戶(租戶代表須持有租戶公司的授權委托書)進行現場交接手續，雙方簽訂移交憑據《萬象城店鋪接場驗收登記表》(一式四份)登載場地硬件情況及移交日期等信息，并蓋章確認。
如各方對場地交接無異議，則租戶方、業主方在《萬象城店鋪接場驗收登記表》上簽字蓋章，TC簽字確認，以場地移交日核算免租裝修期。該表由租戶方留存兩份原件，運營部留存兩份原件，TC留存復印件歸檔至租戶檔案，物業留存復印件。租戶場地移交完成后，由TC組擬場地移交MEMO(包括移接時間、確定的面積、聯系人聯系方式等)至市場部、物業管理中心、華潤中心項目部、設計管理部、財務部、IT。財務部在收到場地移交MEMO后，負責核算免租裝修期，及收取管理費、推廣費等費用。
如租戶對場地交接存在異議(如場地與提供給租戶的租賃條件圖不符)，則項目部負責協調總包盡快對場地進行整改直至租戶接受并在《萬象城店鋪接場驗收登記表》上簽字蓋章(移交日以簽字當日為準);若無法進行整改或超出租賃條件要求時，則由市場部與租戶進行談判磋商。
根據品牌實際情況，特殊店鋪將安排內部預接場環節，該環節由市場/TC負責發起，具體操作與正式接場相同。
4. 設計施工圖審核
租戶應在TC規定的時間內(距離接場日期不少于60天)提交方案設計圖(一般比例為1：50)、圖紙說明書及其電子文件進行審批。
在設計方案圖通過審批后，租戶應在TC規定的時間內(距離接場日期不少于30天)提交裝修施工圖(一般比例為1：50)、技術說明書及其電子文件進行審批，而這些資料應嚴格依照《萬象城租戶設計指引》、《萬象城租戶裝修指引》的要求準備，并應當是對認可的初步設計方案的深化設計。
在收到方案設計圖、裝修施工圖和技術說明之后，由TC擬審圖MEMO，組織市場部及審圖小組成員部門(設計部、項目部、物業管理中心)對圖紙進行審核，除市場部對效果圖審核外，審圖小組的圖紙審核采用平行審圖方式進行，其中設計部負責對效果圖進行最終審核及審核結構設計部分，項目部負責機電設計圖紙，物業管理中心負責審核除結構、機電外的其他圖紙。
圖紙審核時間要求：主力店百貨、電影院、超市審圖時間為5個工作日。次主力店、餐飲類租戶審圖時間為4個工作日。 除上述兩類店鋪之外，其他類店鋪審圖時間為2個工作日。
審圖小組協調人負責將本部門意見匯總并在規定時間內反饋給TC，由TC匯總各部門專業意見并反饋至租戶，租戶需根據我司修改意見在5個工作日內重新提交新方案，直至圖紙最終獲準。
租戶裝修圖紙獲我司批準后，由TC擬審圖意見函(對外發文)至租戶，并抄送市場部、設計管理部、項目部、物業管理中心，即知會各部做好租戶進場手續及出入證辦理、租戶裝修現場服務及管理等后續工作。
如果租戶在規定時間內通過圖紙審批，項目部、物業管理中心協助租戶向相關政府部門(如消防局)申報裝修施工圖，以便辦理相關證照(如消防驗收意見書)，租戶自行支付相關費用，由于租戶的原因造成圖紙審核或裝修工作延遲，由租戶自行負責。
5. 工程技術條件、設計方案變更
如果租戶在審圖、裝修期間對工程技術條件或設計方案有所變更，TC人員須將變更情況通知對應市場部對應人員，由市場部對應人員與租戶進行協調并審批變更條件。
6. 辦理裝修施工許可證(由物業辦理)
租戶及裝修公司填寫《萬象城裝修申請表》，加蓋雙方公章，向業主提交。租戶及租戶裝修施工方準備下述材料《萬象城店鋪接場驗收登記表》、《萬象城安全施工協議》、《萬象城商鋪裝修施工授權委托書》、“裝修公司資質”、“裝修公司營業執照”、“施工保險單”、“施工進度表”、《消防驗收意見書(或消防報審承諾書)》、“全套合格施工圖”、《萬象城租戶裝修水電容量申請確認書》、“圖紙最終審核意見”，并提交業主審核。
7. 施工人員辦理施工出入證(由物業辦理)
租戶或租戶裝修施工方準備下述材料：《裝修許可證》、建工團意險保險單、《裝修施工人員身份證、照片備查單》、施工人員1寸照片兩張、身份證原件及復印件。到物業管理中心辦理施工出入證， 憑施工出入證進出施工區域。
8. 租戶裝修現場管理
物業管理中心、項目部進行租戶施工現場管理，包括對施工人員的自律性、臨時用電、成品保護、貨梯使用、消防安全等管理，并有權對違規行為進行懲治，包括但不限于停工等處理方式，管理規定及懲罰措施詳見《萬象城租戶裝修指引》。
物業公司結合租戶施工進度對施工核心環節進行分項驗收。
9. 開業驗收
租戶根據裝修施工情況向TC申請開業，填寫《店鋪開張申請表》，確定開業驗收時間。由TC牽頭，組織IT、物業管理中心對租戶店鋪進行開業驗收工作。各項裝修施工到位，包括機電、空調、裝飾、消防、網絡等施工的落實，經檢查同意后可安排開業事宜，各項驗收標準詳見《萬象城店鋪裝修驗收標準》。
物業管理中心根據租戶申請開業需求進行的開業驗收檢查僅從裝修施工角度開展，租戶開業還需結合國家政府相關要求，確認是否落實燃氣開戶、消防報審、經營相關證照(營業執照、環境評估報告、衛生許可證等)領取等工作。對此，如租戶需我司配合相關事宜，可聯系各部門協調配合，涉及相關費用，由租戶自行負責。
租戶在通過開業驗收，并向公司財務部繳齊管理費、推廣費等合同約定費用以及應扣除的滯納金后(具體標準參照合同條款)，我司方可批準其開業。
10. 工程整改
竣工驗收完成后，TC將在3個工作日內向租戶發出開業驗收函，反饋驗收意見，租戶需依照我司意見進行整改。涉及遺留問題，由TC組織協調，物業管理中心安排復驗，并就復驗問題發出驗收函。如租戶多次復驗后整改不到位，我司將視情況處以扣留、扣除租戶裝修押金等違約處理。
11. 二裝退場及退裝修押金
二裝退場及退裝修押金要求如下：
開業后60天內根據開業驗收通知完成工程整改;完成公共區域破壞的修復工作(或同意業主從裝修押金中扣除賠償金);裝修施工完畢，租戶應向業主提供2套竣工圖以及1套電子文件(AutoCAD格式*.dwg的光盤拷貝)，圖中應包括所有更改的隱藏管路等，以便于維護和存檔備查(運營、物業各存檔一份竣工圖);向經營的業主提交日常消防安全責任書，并加蓋公章;向業主提交消防合格意見書及相關經營證照復印件(如衛生許可證、環保許可證)。租戶落實以上要求后，填寫《萬象城裝修押金退還申請意見表》TC審批，通過審批后退還保證金。
