商場(chǎng)開業(yè)前租戶裝修管理

商場(chǎng)開業(yè)前租戶裝修管理
租戶裝修情況關(guān)系到商場(chǎng)能否按時(shí)開業(yè)，同時(shí)也影響到商場(chǎng)的整體形象，因此商場(chǎng)需要對(duì)于租戶裝修進(jìn)行管控，租戶裝修管理模塊大致可分為三大部分商戶進(jìn)場(chǎng)及退場(chǎng)裝修流程、
商戶進(jìn)場(chǎng)裝修具體要求、 商鋪裝修各項(xiàng)要求及流程。本文一起來看看萬象城如何進(jìn)行商場(chǎng)開業(yè)前的租戶協(xié)調(diào)管理。
 
1. 租戶移交會(huì)
 
市場(chǎng)部與租戶完成租賃合同/租賃確認(rèn)書的簽署、工程技術(shù)條件的確定、并已向租戶發(fā)出租戶條件圖后，由市場(chǎng)部擬移交MEMO至TC，并組織TC及租戶方召開租戶移交會(huì)，實(shí)現(xiàn)TC人員與租戶方的對(duì)接，以便跟進(jìn)租戶的進(jìn)場(chǎng)裝修工作。
 
招商移交TC的資料包括：租戶方對(duì)接人員及聯(lián)系方式、租戶簽約信息、 租戶條件圖及所有工程技術(shù)條件、與租戶設(shè)計(jì)、裝修有關(guān)的打印版及電子版文件
 
TC提供租戶的資料包括：《租戶設(shè)計(jì)指引》、《租戶裝修指引》
 
2. 設(shè)計(jì)與裝修協(xié)調(diào)會(huì)(可與租戶移交會(huì)合并)
 
“設(shè)計(jì)與裝修協(xié)調(diào)會(huì)”與“租戶移交會(huì)”可合并執(zhí)行。如租戶尚不具備移交條件，則前期的設(shè)計(jì)與裝修協(xié)調(diào)(會(huì))工作由市場(chǎng)部人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)(組織);如租戶具備移交條件并完成移交，則由TC人員組織召開。
 
由市場(chǎng)/TC組織設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目部、物業(yè)管理部與租戶方(租戶、租戶設(shè)計(jì)單位、租戶裝修單位等)召開設(shè)計(jì)與裝修協(xié)調(diào)會(huì)，為租戶提供裝修指引等資料，并進(jìn)行說明及口頭答疑(如會(huì)議上無法解答，各部門需在會(huì)后三個(gè)工作日內(nèi)將相應(yīng)疑問回復(fù)匯總至TC組，由TC組書面回復(fù)租戶)，包括圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、裝修進(jìn)場(chǎng)程序、裝修進(jìn)場(chǎng)需提供資料、萬象城（專題閱讀）（相關(guān)干貨）相關(guān)部門職能等事宜的溝通。
 
此環(huán)節(jié)中，各部門職責(zé)如下：
 
設(shè)計(jì)管理部：以設(shè)計(jì)角度提出設(shè)計(jì)要求及指引，如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計(jì)或設(shè)計(jì)思路，應(yīng)對(duì)店鋪設(shè)計(jì)及效果圖提出專業(yè)意見并提請(qǐng)租戶完善設(shè)計(jì)方案，提請(qǐng)租戶完善設(shè)計(jì)方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。
 
項(xiàng)目部：向租戶方介紹裝修工程消防報(bào)審、報(bào)驗(yàn)要求及所需資料和流程;如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計(jì)或設(shè)計(jì)思路，應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)效果及設(shè)計(jì)方案給出專業(yè)意見，提請(qǐng)租戶完善設(shè)計(jì)方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。
 
物業(yè)管理中心：向租戶介紹萬象城（專題閱讀）（相關(guān)干貨）裝修管理規(guī)定、安全施工注意事項(xiàng)、店鋪裝修施工的配合事宜(安全保障、垃圾清運(yùn)等)等;如租戶已有店鋪裝修方案設(shè)計(jì)或設(shè)計(jì)思路，應(yīng)以物業(yè)管理角度對(duì)設(shè)計(jì)方案給出專業(yè)意見，提請(qǐng)租戶完善設(shè)計(jì)方案，并解答租戶的相關(guān)疑問。
 
TC提供租戶裝修進(jìn)場(chǎng)資料包括：《萬象城裝修申請(qǐng)表》、《萬象城安全施工協(xié)議》、《萬象城商鋪裝修施工授權(quán)委托書》、《萬象城消防報(bào)審承諾書》、《萬象城租戶裝修用電用水容量申請(qǐng)確認(rèn)書》等。
 
3. 場(chǎng)地移交(可與審圖、裝修施工協(xié)調(diào)會(huì)并行)
 
在租戶進(jìn)場(chǎng)前，如租戶提出對(duì)租區(qū)進(jìn)行面積測(cè)繪需求，則市場(chǎng)/TC組織設(shè)計(jì)部與租戶方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際面積測(cè)繪，并市場(chǎng)部跟進(jìn)租賃面積調(diào)整的補(bǔ)充協(xié)議簽署工作。
 
由TC牽頭，組織市場(chǎng)部、項(xiàng)目部、物業(yè)管理中心在合同約定的場(chǎng)地移交時(shí)間內(nèi)與租戶(租戶代表須持有租戶公司的授權(quán)委托書)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接手續(xù)，雙方簽訂移交憑據(jù)《萬象城店鋪接場(chǎng)驗(yàn)收登記表》(一式四份)登載場(chǎng)地硬件情況及移交日期等信息，并蓋章確認(rèn)。
 
如各方對(duì)場(chǎng)地交接無異議，則租戶方、業(yè)主方在《萬象城店鋪接場(chǎng)驗(yàn)收登記表》上簽字蓋章，TC簽字確認(rèn)，以場(chǎng)地移交日核算免租裝修期。該表由租戶方留存兩份原件，運(yùn)營(yíng)部留存兩份原件，TC留存復(fù)印件歸檔至租戶檔案，物業(yè)留存復(fù)印件。租戶場(chǎng)地移交完成后，由TC組擬場(chǎng)地移交MEMO(包括移接時(shí)間、確定的面積、聯(lián)系人聯(lián)系方式等)至市場(chǎng)部、物業(yè)管理中心、華潤(rùn)中心項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)管理部、財(cái)務(wù)部、IT。財(cái)務(wù)部在收到場(chǎng)地移交MEMO后，負(fù)責(zé)核算免租裝修期，及收取管理費(fèi)、推廣費(fèi)等費(fèi)用。
 
如租戶對(duì)場(chǎng)地交接存在異議(如場(chǎng)地與提供給租戶的租賃條件圖不符)，則項(xiàng)目部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)總包盡快對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行整改直至租戶接受并在《萬象城店鋪接場(chǎng)驗(yàn)收登記表》上簽字蓋章(移交日以簽字當(dāng)日為準(zhǔn));若無法進(jìn)行整改或超出租賃條件要求時(shí)，則由市場(chǎng)部與租戶進(jìn)行談判磋商。
 
根據(jù)品牌實(shí)際情況，特殊店鋪將安排內(nèi)部預(yù)接場(chǎng)環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)由市場(chǎng)/TC負(fù)責(zé)發(fā)起，具體操作與正式接場(chǎng)相同。
 
4. 設(shè)計(jì)施工圖審核
 
租戶應(yīng)在TC規(guī)定的時(shí)間內(nèi)(距離接場(chǎng)日期不少于60天)提交方案設(shè)計(jì)圖(一般比例為1：50)、圖紙說明書及其電子文件進(jìn)行審批。
 
在設(shè)計(jì)方案圖通過審批后，租戶應(yīng)在TC規(guī)定的時(shí)間內(nèi)(距離接場(chǎng)日期不少于30天)提交裝修施工圖(一般比例為1：50)、技術(shù)說明書及其電子文件進(jìn)行審批，而這些資料應(yīng)嚴(yán)格依照《萬象城租戶設(shè)計(jì)指引》、《萬象城租戶裝修指引》的要求準(zhǔn)備，并應(yīng)當(dāng)是對(duì)認(rèn)可的初步設(shè)計(jì)方案的深化設(shè)計(jì)。
 
在收到方案設(shè)計(jì)圖、裝修施工圖和技術(shù)說明之后，由TC擬審圖MEMO，組織市場(chǎng)部及審圖小組成員部門(設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目部、物業(yè)管理中心)對(duì)圖紙進(jìn)行審核，除市場(chǎng)部對(duì)效果圖審核外，審圖小組的圖紙審核采用平行審圖方式進(jìn)行，其中設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)效果圖進(jìn)行最終審核及審核結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)部分，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)機(jī)電設(shè)計(jì)圖紙，物業(yè)管理中心負(fù)責(zé)審核除結(jié)構(gòu)、機(jī)電外的其他圖紙。
 
圖紙審核時(shí)間要求：主力店百貨、電影院、超市審圖時(shí)間為5個(gè)工作日。次主力店、餐飲類租戶審圖時(shí)間為4個(gè)工作日。 除上述兩類店鋪之外，其他類店鋪審圖時(shí)間為2個(gè)工作日。
 
審圖小組協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)將本部門意見匯總并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給TC，由TC匯總各部門專業(yè)意見并反饋至租戶，租戶需根據(jù)我司修改意見在5個(gè)工作日內(nèi)重新提交新方案，直至圖紙最終獲準(zhǔn)。
 
租戶裝修圖紙獲我司批準(zhǔn)后，由TC擬審圖意見函(對(duì)外發(fā)文)至租戶，并抄送市場(chǎng)部、設(shè)計(jì)管理部、項(xiàng)目部、物業(yè)管理中心，即知會(huì)各部做好租戶進(jìn)場(chǎng)手續(xù)及出入證辦理、租戶裝修現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)及管理等后續(xù)工作。
 
如果租戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過圖紙審批，項(xiàng)目部、物業(yè)管理中心協(xié)助租戶向相關(guān)政府部門(如消防局)申報(bào)裝修施工圖，以便辦理相關(guān)證照(如消防驗(yàn)收意見書)，租戶自行支付相關(guān)費(fèi)用，由于租戶的原因造成圖紙審核或裝修工作延遲，由租戶自行負(fù)責(zé)。
 
5. 工程技術(shù)條件、設(shè)計(jì)方案變更
 
如果租戶在審圖、裝修期間對(duì)工程技術(shù)條件或設(shè)計(jì)方案有所變更，TC人員須將變更情況通知對(duì)應(yīng)市場(chǎng)部對(duì)應(yīng)人員，由市場(chǎng)部對(duì)應(yīng)人員與租戶進(jìn)行協(xié)調(diào)并審批變更條件。
 
6. 辦理裝修施工許可證(由物業(yè)辦理)
 
租戶及裝修公司填寫《萬象城裝修申請(qǐng)表》，加蓋雙方公章，向業(yè)主提交。租戶及租戶裝修施工方準(zhǔn)備下述材料《萬象城店鋪接場(chǎng)驗(yàn)收登記表》、《萬象城安全施工協(xié)議》、《萬象城商鋪裝修施工授權(quán)委托書》、“裝修公司資質(zhì)”、“裝修公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照”、“施工保險(xiǎn)單”、“施工進(jìn)度表”、《消防驗(yàn)收意見書(或消防報(bào)審承諾書)》、“全套合格施工圖”、《萬象城租戶裝修水電容量申請(qǐng)確認(rèn)書》、“圖紙最終審核意見”，并提交業(yè)主審核。
 
7. 施工人員辦理施工出入證(由物業(yè)辦理)
 
租戶或租戶裝修施工方準(zhǔn)備下述材料：《裝修許可證》、建工團(tuán)意險(xiǎn)保險(xiǎn)單、《裝修施工人員身份證、照片備查單》、施工人員1寸照片兩張、身份證原件及復(fù)印件。到物業(yè)管理中心辦理施工出入證， 憑施工出入證進(jìn)出施工區(qū)域。
 
8. 租戶裝修現(xiàn)場(chǎng)管理
 
物業(yè)管理中心、項(xiàng)目部進(jìn)行租戶施工現(xiàn)場(chǎng)管理，包括對(duì)施工人員的自律性、臨時(shí)用電、成品保護(hù)、貨梯使用、消防安全等管理，并有權(quán)對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行懲治，包括但不限于停工等處理方式，管理規(guī)定及懲罰措施詳見《萬象城租戶裝修指引》。
 
物業(yè)公司結(jié)合租戶施工進(jìn)度對(duì)施工核心環(huán)節(jié)進(jìn)行分項(xiàng)驗(yàn)收。
 
9. 開業(yè)驗(yàn)收
 
租戶根據(jù)裝修施工情況向TC申請(qǐng)開業(yè)，填寫《店鋪開張申請(qǐng)表》，確定開業(yè)驗(yàn)收時(shí)間。由TC牽頭，組織IT、物業(yè)管理中心對(duì)租戶店鋪進(jìn)行開業(yè)驗(yàn)收工作。各項(xiàng)裝修施工到位，包括機(jī)電、空調(diào)、裝飾、消防、網(wǎng)絡(luò)等施工的落實(shí)，經(jīng)檢查同意后可安排開業(yè)事宜，各項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)詳見《萬象城店鋪裝修驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》。
 
物業(yè)管理中心根據(jù)租戶申請(qǐng)開業(yè)需求進(jìn)行的開業(yè)驗(yàn)收檢查僅從裝修施工角度開展，租戶開業(yè)還需結(jié)合國(guó)家政府相關(guān)要求，確認(rèn)是否落實(shí)燃?xì)忾_戶、消防報(bào)審、經(jīng)營(yíng)相關(guān)證照(營(yíng)業(yè)執(zhí)照、環(huán)境評(píng)估報(bào)告、衛(wèi)生許可證等)領(lǐng)取等工作。對(duì)此，如租戶需我司配合相關(guān)事宜，可聯(lián)系各部門協(xié)調(diào)配合，涉及相關(guān)費(fèi)用，由租戶自行負(fù)責(zé)。
 
租戶在通過開業(yè)驗(yàn)收，并向公司財(cái)務(wù)部繳齊管理費(fèi)、推廣費(fèi)等合同約定費(fèi)用以及應(yīng)扣除的滯納金后(具體標(biāo)準(zhǔn)參照合同條款)，我司方可批準(zhǔn)其開業(yè)。
 
10. 工程整改
 
竣工驗(yàn)收完成后，TC將在3個(gè)工作日內(nèi)向租戶發(fā)出開業(yè)驗(yàn)收函，反饋驗(yàn)收意見，租戶需依照我司意見進(jìn)行整改。涉及遺留問題，由TC組織協(xié)調(diào)，物業(yè)管理中心安排復(fù)驗(yàn)，并就復(fù)驗(yàn)問題發(fā)出驗(yàn)收函。如租戶多次復(fù)驗(yàn)后整改不到位，我司將視情況處以扣留、扣除租戶裝修押金等違約處理。
 
11. 二裝退場(chǎng)及退裝修押金
 
二裝退場(chǎng)及退裝修押金要求如下：
 
開業(yè)后60天內(nèi)根據(jù)開業(yè)驗(yàn)收通知完成工程整改;完成公共區(qū)域破壞的修復(fù)工作(或同意業(yè)主從裝修押金中扣除賠償金);裝修施工完畢，租戶應(yīng)向業(yè)主提供2套竣工圖以及1套電子文件(AutoCAD格式*.dwg的光盤拷貝)，圖中應(yīng)包括所有更改的隱藏管路等，以便于維護(hù)和存檔備查(運(yùn)營(yíng)、物業(yè)各存檔一份竣工圖);向經(jīng)營(yíng)的業(yè)主提交日常消防安全責(zé)任書，并加蓋公章;向業(yè)主提交消防合格意見書及相關(guān)經(jīng)營(yíng)證照復(fù)印件(如衛(wèi)生許可證、環(huán)保許可證)。租戶落實(shí)以上要求后，填寫《萬象城裝修押金退還申請(qǐng)意見表》TC審批，通過審批后退還保證金。